Высокий сезон: как организаторам мероприятий не сгореть в декабре

Каждый организатор мероприятий сталкивается с кардинально выросшей нагрузкой в преддверии Нового года. В декабре огромный спрос на самые разнообразные ивенты, тотально перегружены поставщики, ведущие, музыканты и даже арендовать зал под мероприятие может быть большой проблемой. Профессионалы готовятся к высокому сезону заранее, но избежать форс-мажоров невозможно. Где-то появляется новый клиент, которому обязательно нужно как-то воткнуть корпоратив в уже забитое расписание, а где-то подводят субподрядчики. Стоит ли говорить, что уровень стресса в декабре колоссальный — и если что-то идет не так, проблемы могут быстро накопиться и привести к тотальному выгоранию.

Мы занимаемся организацией мастер-классов и тимбилдингов на корпоративные мероприятия и поэтому сами каждый год проходим декабрь с напряжением всех сил. Что помогает нам не выгореть?

Тщательное планирование

Весь декабрь четко расписан для нашей команды — причем делается это сразу по мере поступления заказов. При этом очень важно не пытаться заработать все деньги сразу. Всегда должна оставаться возможность для подстраховки в случае форс-мажоров. Поэтому у нас всегда есть варианты по замене выпавших по каким-то обстоятельствам сотрудников.

Отдельно отметим логистику. На разных площадках есть своя специфика, и при планировании доставки оборудования это важно учитывать. Также нужно понимать, что в декабре и транспортные компании могут быть перегружены — поэтому о транспорте нужно позаботиться заранее.

Складские запасы

Это не для всех организаторов возможно, но мы заранее закупаем необходимые для мастер-классов материалы и храним их на складе. Это исключает проблемы на стороне поставщиков. Если в течение года в этом не всегда есть смысл, то в декабре такие запасы вполне могут буквально спасти — ведь у поставщиков также могут быть сложности из-за большого потока заказов.

Работа с профессионалами

В нашей команде — многократно проверенные люди, которые не подведут в ответственный момент. И это очень важный фактор — доверие. Доверяя своей команде, можно избавиться от значительной части беспокойства за результат.

Палочка-выручалочка для организаторов мероприятий

Помимо общих рекомендаций у нас есть для организаторов мероприятий и настоящее чудо, которое спасло уже не один десяток ивентов — выездные мастер-классы под ключ.

• Латаем прорехи в программе — с помощью мастер-классов можно закрыть выпавших по каким-то причинам исполнителей, разнообразить развлекательную программу, добавить эмоций.
• Решаем задачи с брендированием, подарками и даже тимбилдингом — с помощью мастер-классов можно решить множество корпоративных задач. Например, мастер-класс по росписи елочных шаров: основу для росписи можно брендировать, а расписанный своими руками новогодний шарик будет отличным подарком.
• Скорость — у нас есть возможность организовать выездной мастер-класс за один день! Да, количество сценариев ограничено, да, не все возможности мастер-классов можно будет реализовать на 100%. Да, и у нас тоже бывают на 100% загруженные дни. Но тем не менее — пишите сегодня, и вполне вероятно, что уже завтра наши мастера помогут вам с организацией ивента.

Мы не подведем

Основа успеха нашей компании — высокая ответственность за результат. Мы не берем проекты, в которых не уверены. Если договор подписан и условия согласованы — мы их выполним. Это очень важно для нас.

Простой пример из недавнего опыта. Тимбилдинг на 200 человек. Сценарий – «Стринг-арт пазл». Заранее согласованное время, тщательно спланированное мероприятие и, конечно, же, форс-мажор. Срочная задача и на тимбилдинг приходит меньше 20 человек. А суть сценария в том, что из участников формируются команды и каждая из них с помощью гвоздей и ниток создает фрагмент общей картины. 200 участников, 40 фрагментов, 40 команд по 5 человек, огромное полотно. А собрали только 4 команды из 40 запланированных. В итоге мероприятие стало настоящим испытанием для нашего коллектива, ведь без завершенного полотна (которое планировалось повесить в офисе компании), все труды участников были бы зря, а планы заказчика так и остались бы неисполненными. Пришлось 90% работы делать нам, причем быстро. С задачей мы справились, и огромная общая картина в запланированные сроки заняла свое место на офисной стене. И подобные ситуации возникают с завидной регулярностью, и мы искренне гордимся тем, что из каждой находили выход и в итоге получали запланированный результат.

Обзоры на самые популярные мастер-классы для ивентов, шаблоны и подсказки для организаторов мероприятий вы можете найти в телеграм-канале Анны Либер.