Сколько стоит мастер-класс для фестиваля: экономика и подводные камни

Расчёт стоимости — индивидуальная история, которая зависит от массы параметров и меняется буквально каждую неделю вместе со стоимостью материалов. Поэтому давайте отойдём от цифр и разберёмся в логике ценообразования, а также на примере нашего мастер-класса на 3000 участников разберём ошибки в организации мастер-классов на фестивалях.

От чего зависит стоимость мастер-класса для фестиваля?

Параметров не так уж много, и они достаточно очевидные:

• количество участников мастер-класса;
• количество мастеров на площадке (зависит от потока людей);
• продолжительность работы (количество часов);
• удалённость площадки от МКАД (логистика, время в пути, доставка оборудования);
• сложность и стоимость расходных материалов;
• вспомогательный персонал (помощники, аниматоры и т. д.).

Из дополнительных параметров — срочность заказа. Чем больше времени на подготовку — тем шире выбор поставщиков нужных материалов, а значит, и стоимость может существенно отличаться.

Аврал, пожар и итоговый успех

Был в нашей практике очень показательный стенд на фестивале «Пикник Афиша» по сценарию мастер-класса плетение брелоков из паракорда. В четверг, в 11.00, поступает заказ — 3000 гостей, паракорд, фестиваль, старт через 48 часов, в субботу.

Стоит ли говорить, что 4500 метров паракорда на нашем складе не хранится? Сразу выяснилось, что все срочные варианты стоят каких-то совсем несерьёзных денег. Благо, удалось подобрать разумную альтернативу в виде плетёной сердцевинной нити. Срочно закупаем все необходимые материалы и в пятницу отвозим их на площадку, складываем в специальном шатре и обматываем брендированным скотчем все коробки, чтобы в случае чего было проще их найти.

Утром — жёсткий и утомительный контроль на КПП, к шатру с инвентарём попадаем буквально за полтора часа до начала мастер-класса и видим, что за ночь шатёр превратился в свалку всевозможного инвентаря и сотен одинаковых коробок. Благо, наши отличались визуально, и их удалось относительно быстро найти. И даже в этом случае на поиски ушло минут 40.

В итоге — всё на месте, и мастер-класс стартовал. Ажиотаж был ожидаемый, был красиво оформленный и хорошо заметный стенд. Но вокруг столов не было ограждений, и жаждущие классного брелка люди быстро превратили стенд в хаос. Пришлось оперативно придумывать выход, благо у организаторов были ограничительные столбики с лентами и с привлечением помощников для организации всех желающих в адекватную очередь весь процесс удалось упорядочить.

9 часов работы стенда, куча драйва и практически все запасы материалов ушли в дело. А это более 3000 брелоков и столько же участников! Но это всё можно было сделать гораздо проще. И об этом — следующий раздел.

Подводные камни при организации мастер-класса на фестивале и как их избежать

Самое главное правило — воспринимайте специалистов подрядчика как врача. Чем подробнее вы опишите «симптомы» (цели, аудитория, особенности мероприятия), тем точнее будет «диагноз». Чем больше вы расскажете — тем выше шанс, что никаких накладок не будет. Но самое главное — обязательно сразу сообщите, что мастер-класс для фестиваля. Это сильно меняет подходы к логистике.

Но давайте перейдём к списку рекомендаций:

• Определитесь с целями — мастер-классы делятся на бюджетные и имиджевые, работающие на запоминаемость бренда. Если задача наполнить программу любым контентом — под это есть специальные сценарии, например, мастер-класс леденцы на палочке. Если же вы хотите оставить долговременную память о себе, дать гостям фестиваля максимум впечатлений и эмоций — над программой стоит поработать, и с этим специалисты Studio Anna Liber могут вам помочь. Внедрим в фестиваль элементы геймификации, проработаем брендирование, подберём оптимальные для вашей аудитории сценарии.
• Брендирование обязательно — это ключевой фактор эффективности. Брендировать можно баночки для мастер-класса соль для ванной, подарочные пакетики, печатать логотипы на основе в мастер-классах по росписи. Вариантов много, и они стоят каждой вложенной в брендирование копейки.
• Логистика для фестиваля — на любой фестиваль материалы привозятся заранее, и важно обеспечить место для их хранения. В идеале — отдельно от других. Это сильно упростит работу с материалами в день фестиваля. Также мы рекомендуем помещать коробки со своим инвентарём.
• Пропуски для сотрудников — стандартный функционал по выдаче допуска часто сложный и занимает немало времени. Лучше выделить отдельного человека, который получит пропуски и поможет остальной команде пройти досмотр.
• Обустройство площадки для мастер-класса — обязательно делайте навес, 10–12 часов под солнцем могут испортить не только инвентарь, но и мастеров. Это колоссальная нагрузка. Также важно обеспечить ограждение, чтобы структурировать поток участников мастер-класса и избежать давки. Качественные бесплатные вещи ручной работы пользуются бешеной популярностью.
• Мужчины-помощники и аниматоры — перенос инвентаря, мебель и другие активности лучше доверить мужчинам. А аниматоры помогают организовать очередь, ответить на вопросы организационного плана. 1–2 помощника могут сильно улучшить качество работы и пропускную способность стенда с мастер-классом.
• Перерывы, питание и вода для персонала — запланируйте всё заранее. Еда должна храниться в месте, где она не испортится, вода — всегда под рукой. А без хотя бы 3 перерывов отработать 12 часов практически нереально. Для организаторов это достаточно простой вопрос — для мастеров это может быть серьёзной проблемой, которая отнимет немало времени и сил.

Звучит сложно. Но наш опыт показывает, что со временем эти нюансы становятся нормой, и наша команда обходит все подводные камни выездных мастер-классов на фестивале в автоматическом режиме. Хотите, чтобы мастер-класс и подрядчик стали вашей суперсилой на фестивале и помогали решать проблемы, а не создавали новые? Пишите, звоните, и мы буквально за час оценим стоимость мастер-класса на ваше мероприятие — за нашими плечами более 3000 самых разнообразных ивентов, и мы умеем решать проблемы задолго до их появления и превращать выездные мастер-классы в эффективные инструменты для бизнеса.