Как оптимизировать смету на мероприятие, не «оптимизируя» при этом его качество

Даже имея неограниченный бюджет на мероприятие, всегда хочется найти способ сократить расходы, но при этом не потерять в качестве. Подобные оптимизации — это высший пилотаж для профессиональных организаторов ивентов, и это очень высоко ценят заказчики. Мы занимаемся организацией выездных мастер-классов и корпоративных тимбилдингов уже много лет, в портфолио более 3000 мероприятий, и сегодня мы поделимся своим опытом и расскажем о том, на чём можно экономить и где экономия гарантированно пойдёт бюджету и качеству исключительно во вред.

Правильная экономия

Развлекательная программа и сувенирная продукция для участников — это серьёзные статьи расходов, и здесь как раз опытные организаторы приглашают нас для проведения выездных мастер-классов.

• Затраты на мастер-класс ниже, чем на многие развлекательные активности. При этом МК дают высокий уровень вовлечённости гостей мероприятия, массу положительных эмоций и могут решать множество задач организаторов. От заполнения пауз до элементов геймификации.
• Сувениры, которые сделаны своими руками, — в пересчёте на один сувенир стоимость организации мастер-класса часто оказывается ниже, чем заказ готового мерча. При этом ценность сделанных своими руками сувениров гораздо выше.
• Подбор сценариев мастер-классов исходя из целей и бюджета — озвучьте свою задачу профессионалам, расскажите про бюджет, аудиторию и специфику мероприятия, и опытный подрядчик поможет подобрать сценарии, которые идеально впишутся в запрошенные вами рамки.
• Выбирайте профессионалов — в числе самых неприятных затрат купирование разнообразных форс-мажоров, и профессионалы отличаются тем, что все возможные проблемы решены ещё до того, как они возникают. И даже если такого подрядчика получается удивить, то часто выход находится быстро и без лишних затрат.
• Материалы и основа для росписи — очень тонкий и сложный момент. Чтобы правильно сэкономить, нужен огромный опыт. Грань между «ещё допустимо» и «совсем плохо» часто очень тонкая. И приходится прилагать немало усилий, чтобы всё сделать правильно: найти спилы меньшего диаметра, уменьшить размер холста для картин (тут важно подобрать визуалы таким образом, чтобы маленькая картина сохранила ценность в глазах гостей мероприятия), сделать меньше плотность сумки-шоппера или майки. Одна ошибка — и мастер-класс вызовет гораздо меньший интерес, а брендированные сувениры через неделю отправятся в мусорное ведро.
• Работа с собственной продукцией — если вы являетесь производителем каких-то товаров и хотите раздать в рамках мастер-класса свою продукцию с индивидуальной проработкой – это может быть интересный вариант. Это подходит для футболок, тарелок, шопперов и т. д. Но даже в этом случае иногда дешевле и лучше купить основу для мастер-классов у оптовиков.

На чём не стоит экономить?

3000 мероприятий мы прошли своими ногами, сделали своими руками. И всё это время мы наблюдали и учились на чужих ошибках. В ивент-индустрии не бывает мелочей. Сложно удерживать внимание гостей, сложно их мотивировать и развлекать. Ещё сложнее — остаться в памяти людей хотя бы на несколько недель. И всю эту работу легко перечеркнуть парой ошибок. Видели и немало попыток сэкономить, и в итоге пришли к следующим выводам:

• Нельзя экономить на подрядчиках — опыт, репутация и квалификация позволяют сделать хорошо даже в относительно небольшом бюджете. Опытный подрядчик — это отработанные системы закупок и поставщики (скидки на материалы, которые новичку не получить), отработанные действия на случай форс-мажоров, продуманная система доставки (мы, например, знаем, что, как, куда и когда доставлять так, чтобы к началу мероприятия у нас всё было готово). Не говоря уже о том, что наши мастера умеют мотивировать, удерживать внимание и доводить с участниками мастер-класса всю работу до конца.
• Брендирование — если есть возможность ненавязчиво напомнить гостям мероприятия о своём бренде — это стоит сделать. Выездные мастер-классы здесь в числе наиболее удачных механик распространения брендированных сувениров.
• Самостоятельная организация мастер-классов — это тот самый случай, когда делать самим всегда дороже. Без должного опыта сложно спланировать нужный объём материалов, покупать придётся по розничным ценам, не всегда получается оценить качество, на организацию уходит время. И это только вершина айсберга. Приведём неочевидный пример. Амортизация кисточек для росписи. У нас с одной кисточкой могут работать до 30–50 участников выездных мастер-классов по росписи. А ведь есть организаторы, которые исходят из того, что каждому участнику нужна отдельная кисточка. На аудитории в 1500 человек это будет 30–50 кисточек в расходах у нас против 500–1500 штук при отсутствии должного опыта.

В чем отличие профессионалов?

Простой пример из нашего опыта. Большой фестиваль и срочный заказ. На организацию всего процесса — сутки. За это время мы нашли все необходимые материалы, решили вопрос с поставкой. Просто за счёт того, что у нас есть контакты основных поставщиков и мы умеем заменять некоторые материалы просто на ходу. Возникли сложности и на самом фестивале. Сначала — поиск наших коробок в специальном месте для хранения инвентаря (на фестиваль материалы завозятся заранее). Перед мероприятием шатер с оборудованием и материалами превратился в хаос. Всем нужны были срочно их материалы и в итоге пришлось разгребать завалы коробок в поисках своих вещей, но так как мы свои коробки помечаем брендированным скотчем, их найти было гораздо проще. Не ожидали мы и возникшего вокруг мастер-класса грандиозного ажиотажа. Мастера и рабочие зоны оказались буквально в окружении потенциальных участников и работа усложнилась кардинально. Пришлось дорабатывать зону мастер-класса. Для этого организаторы фестиваля нашли ограничительные столбики с лентами, и за счёт них отгородили рабочую зону и организовали очередь.

Решения выглядят простыми и очевидными, но только благодаря тому, что уже есть опыт выхода из похожих ситуаций и наработанное практикой умению быстро находить решения для любых проблем. Если такого опыта нет — мастера будут пытаться работать в окружении, а на поиск коробок с инвентарём уйдёт не 30 минут, а 1,5–2 часа. И это легко может стать проблемой.

Как оптимизировать смету на мероприятие?

В первую очередь — найдите профессиональных организаторов. На все запланированные активности. Опытные специалисты сами предложат вам варианты, которые помогут вписаться в запланированный бюджет. Если же говорить про экономию на мастер-классах, то здесь всё упирается в цели и подобранные сценарии. Обращайтесь к нашим специалистам, и мы подробно расскажем, какие сценарии наилучшим образом подойдут для вашего мероприятия и запланированного бюджета.